Appartementseigenaren zitten verplicht in een Vereniging van Eigenaren (VvE). De VvE bestaat uit verschillende organen:
- De vergadering van eigenaren
- Het bestuur / de beheerder
- De commissies (oa. kascommissie / technischecommissie / BAC BewonersAdviesCommissie)
De vergadering van eigenaren
Dit is een ledenvergadering van alle appartementseigenaren. Hier worden besluiten genomen over bijvoorbeeld de hoogte van de servicekosten en regels voor gebruik van de gemeenschappelijke ruimte. Voor de goedkeuring van een besluit is de meerderheid van de uitgebrachte stemmen nodig (minimaal de helft + 1). Gekwalificeerde meerderheid van stemmen wordt vaak gebruikt voor belangrijke besluiten. Gekwalificeerd houdt in dat de meerderheid van stemmen aan bepaalde voorwaarden moet voldoen om een besluit goed te keuren. Twee verschillende voorwaarden worden gehanteerd: vaak een verhoogd quorum en een verhoogde meerderheid. Bijvoorbeeld: een besluit moet worden genomen met tweederde meerderheid (verhoogde meerderheid) en in de vergadering waarin het besluit wordt genomen moet minimaal tweederde van het totaal aantal stemmen aanwezig zijn (verhoogd quorum). Voor welke besluiten dat geldt, staat in het splitsingsreglement. De besluiten mogen niet ingaan tegen bijvoorbeeld het splitsingsreglement.
De vergadering wordt geleid door een voorzitter (van de vergadering). De VvE-leden benoemen de voorzitter in de vergadering en kunnen deze ook in een vergadering weer ontslaan. De voorzitter stel ook mede de agenda op voor de vergadering, samen met de beheerder/bestuurder.
Iedere eigenaar heeft stemrecht in de vergadering. In het splitsingsreglement/akte kan staan dat de ene eigenaar meer stemrecht heeft dan de andere. Bijvoorbeeld als deze een groter appartement heeft.
Het bestuur / de beheerder
Hoofdtaken van het bestuur / de beheerder zijn oa:
Financieel /administratief:
- Organiseren en notuleren van de algemene ledenvergadering (ALV)
- Zorgdragen voor uitvoering van besluiten van de ALV
- Verzorgen van correspondentie aangaande onderwerpen uit de ALV
- Bewaken en controleren van ingediende schadeclaims en klachten
- Het opstellen van een afrekening voor vertrekkende en nieuwe leden
- Periodieke (automatische) incasso van verschuldigde servicekosten van de leden
- Formuleren en uitvoeren van een strikt debiteurenbeleid.
- Administreren en betalen van alle, voor rekening van de VvE komende verplichtingen.
- Het opmaken, verspreiden en toelichten van de jaarrekening
- Het verlenen van medewerking en inzage geven in de administratie tegenover leden van de kascontrolecommissie en het toelichten van het verslag tijdens de ALV.
Technisch Beheer
- Het opstellen van een meerjaren onderhoudsplan (MJOP) als nulmeting en als basis voor jaarlijkse en toekomstige investeringen/uit te voeren onderhoud.
- Het uitvoeren van geaccordeerde elementen uit de begroting en het opdragen van werkzaamheden aan desbetreffende uitvoerende partij.
- Opname van storingen, klachten, klein onderhoud en reparaties tegen vooraf bepaalde bereikbaarheid afspraken en urgentiecriteria.
- Op verzoek fysiek inspecteren van de klacht- of storingsmelding en het aandragen en bespreken van mogelijke oplossingen.
- Laten uitvoeren van (herstel) werkzaamheden door speciaal daarvoor geselecteerde bedrijven / instellingen op basis van schriftelijk vastgestelde voorwaarden en bedragen.
- Optimaliseren, uitbesteden, beheren en toezien op correcte uitvoering van onderhouds- en servicecontracten.
- Beoordelen en toelichten van offertes en het voeren van gesprekken met leveranciers en daartoe door de VvE gedelegeerde personen.
- Beoordeling van aanvragen / werkzaamheden naar belastbaarheid van de VvE of van de individuele eigenaar / bewoner.
- Begeleiding van regelmatig terugkerende activiteiten die zijn of worden uitbesteed via langlopende contracten zoals schilderwerkcontracten, cv-onderhoudscontracten, installatietechnische contracten etc.
De commissies
Vooral grote VvE’s hebben commissies. Bijvoorbeeld een kas- en/of technischecommissie. Commissies hebben meestal een voorbereidende of controlerende taak. Ze zijn niet uitvoerend en kunnen geen afspraken maken met derden. Het bestuur / de beheerder heeft een uitvoerende taak.
Dat alle bestuurs- en/of administratieve taken die u aan ons uitbesteedt met gegarandeerde discretie worden omgeven, behoeft natuurlijk geen betoog. Nijkamp Vastgoedbeheer garandeert onafhankelijkheid. Nijkamp Vastgoedbeheer adviseert “om mee te kijken” en stimuleert de leden “om mee te denken”, u mag van Nijkamp Vastgoedbeheer een actieve opstelling verwachten. Nog een praktijkvoorbeeld? Denk maar eens aan het “meetekenen” van betaalopdrachten ten behoeve van de VvE, door bijvoorbeeld een lid van de Vereniging te laten meetekenen; een procedure die uw financiële zekerheid waarborgt. Voeg bij de zekerheid die Nijkamp Vastgoedbeheer u kan bieden de scherpe tarieven.
Nijkamp Vastgoedbeheer hanteert slechts vooraf met de vergadering overeengekomen tarieven, u begrijpt dat het aanvragen van een offertes zinvol is.
Vrijblijvend, dat spreekt vanzelf. Wij horen graag van u!